2024年10期
创新档案管理体系建设
【关键词】 ；
【正文】摘 要：加强职校档案管理创新体系建设，档案工作管理要在模式上创新，思路上创新和手段上创新。文章探讨了今后职校档案管理创新的实践。
职校档案工作要想在学校管理中体现出自身价值，适应主义市场体制的需要，跟上当今和未来世界的步伐，就必须在管理上创新体系建设。即档案管理模式的创新，档案服务的思路创新，管理手段的创新，提升档案管理的品位。
一、加强档案管理创新体系建设
1、模式的创新
职校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的1个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着职校管理体制改革的深化，一些职校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在职校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进职校档案管理变革具有重要意义。
职校档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能实现职校档案工作的超越，呈现职校档案事业不断发展的前景。
2、思路的创新
（1）管理观念的创新。首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立化管理意识，特别是档案管理知识化、化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。
（2）管理的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
（3）管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
（4）人才资源的创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业解决实际的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
3、手段的创新
长期以来受计划运行和行政模式等特点的，职校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对职校所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为职校档案管理改革的重点。要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使职校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质职校化。
二、职校档案管理创新与实践
1、引进人本管理理念
加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推想新层次、新台阶。
2、加强信息资源建设，开展资源整合
（1）馆藏优化组合，提高档案利用率。
（2）强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
3、人才资源管理
（1）全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动不同工作人员的积极性。
（2）建立的激励机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。
（3）在职培训与继续。加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如机课程培训，归档文件整理等。
（4）处理好三个关系一是管理与利用的关系，不能只强调利用，就放松管理，削弱管理的行政职能；二是社会效益与部门经济利益的关系，在档案信息利用过程中，首先要考虑的是社会效益，其次才是部门的经济利益，不能不顾社会效益一味追求部门的经济利益；三是保密与开放的关系。档案中有许多国家机密是不能公开的，必须以国家的利益为重，不能牺牲国家的政治利益，威胁国家的政治安全，惟有与时惧进，正确处理这三个关系，才能不断在发展中创新，在创新中发展。
职校档案工作要想在学校管理中体现出自身价值，适应主义市场体制的需要，跟上当今和未来世界的步伐，就必须在管理上创新体系建设。即档案管理模式的创新，档案服务的思路创新，管理手段的创新，提升档案管理的品位。
一、加强档案管理创新体系建设
1、模式的创新
职校档案馆虽属机关部门，但大多属于非独立结构，一般情况下挂靠校办，或者是校办的1个科室，其职能主要是执行而非决策。这种管理模式已难以适应面向办学的要求。随着职校管理体制改革的深化，一些职校管理者逐步认识到档案管理工作的地位和作用，在职校机构改革中，先后将档案管从校办或其他部门分离出来，独立起来，升格为直属单位，变成档案管理的职能部门，由被动执行变为主动决策，对促进职校档案管理变革具有重要意义。
职校档案工作的主体地位形成之后，就要注重学校的未来方向，把握前瞻性的特点，在档案资源、档案人力、档案开发、外部环境等方面进行全方位创新，这就能使档案机构高效、安全、有位。各项工作从维持性向创造性发展，为档案工作创造一个良好的氛围。只有这样，才能实现职校档案工作的超越，呈现职校档案事业不断发展的前景。
2、思路的创新
（1）管理观念的创新。首先必须解放思想，更新观念，彻底改变旧观念，牢固树立新观念。盲目追求“小而全”“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导，势必造成档案资源的极大浪费。观念创新是管理创新的前提。管理创新的过程将始终贯穿着观念创新的思想，观念创新就是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立化管理意识，特别是档案管理知识化、化、社会化，把知识和创新作为档案工作的管理目标。本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。
（2）管理的创新。档案馆虽然收藏有学校文献资源，但是不可能把所有的文献资源收藏齐全。人们至今仍然会感到馆藏资源的不足。单凭本馆馆藏难以满足用户的信息需求，必须调整，充实馆藏内容，提高馆藏质量。有目的、有重点、有计划地采集用户的需要的档案资源，并对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为用户提供服务。
（3）管理方式的创新。档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定。根据发展的需要，对档案馆管理水平的评价不能单纯地看场所、设备和馆藏。档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要从对馆舍设备、档案资料的管理转向对用户和档案员的管理。档案管理人员要面向用户，走向用户，想用户之所想，急用户有之所急，馆员与用户之间的配合关系将更加融洽与协调。
（4）人才资源的创新。要树立人才资源是第一资源的思想，克服“见物不见人”和“重使用，轻培养”的倾向，要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性，鼓励创新，信息理解的良好环境，努力造就一支强、业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业解决实际的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。
3、手段的创新
长期以来受计划运行和行政模式等特点的，职校的档案管理模式存在着较为严重的传统性的倾向，其管理方式或手段是手工的，这对职校所带来的影响，已越来越多地为人们所认识。加强这一行为的转变，应成为职校档案管理改革的重点。要用化管理手段替代传统的手工管理，尽快做好库藏条目录入工作，实现档案条目检索自动化，以提高工作效率和服务质量。技术的更新已成为衡量档案工作现代化与否的标志之一。因此，档案部门要积极参与机关办公自动化系统的设计与建设，提出档案管理方面的要求和建设。认真解决档案现代化管理与学校办公自动化的衔接，研究解决文档一体化问题。采取多种形式，主动地把档案工作重点与学校中心工作结合起来，为教学、科研服务，使职校档案管理走上主导地位，实现管理手段方式的化、多元化和优质职校化。
二、职校档案管理创新与实践
1、引进人本管理理念
加强知识管理的核心为人本管理。发挥馆员主观能动性，内凝外联，改革创新，整体推进。要强化校内宣传，取得学校各方面的理解和支持，不断把学校档案工作推想新层次、新台阶。
2、加强信息资源建设，开展资源整合
（1）馆藏优化组合，提高档案利用率。
（2）强化信息技术利用。及时购买档案管理软件，扩大对于及数字信息的发掘、整理、组织及使用，设计一个多功能并具有吸引力的网站来指导用户直接使用各种有用的网上资源。
3、人才资源管理
（1）全员聘任竞争上岗，通过岗位的设置和工资待遇的分级，调动不同工作人员的积极性。
（2）建立的激励机制。鼓励馆员轮岗，带动知识在馆内流动，在工作中、成长。对那些通过写作、出版、讲座，或以辅导方式与他人共享自己隐性知识和专业技术知识的组织文化。
（3）在职培训与继续。加强馆员的在职培训及继续教育，以保证专业知识的更新和扩充，防止其老化或停滞不前。同时，鼓励馆员利用业余时间参加各种继续教育课程的学习，如机课程培训，归档文件整理等。
（4）处理好三个关系一是管理与利用的关系，不能只强调利用，就放松管理，削弱管理的行政职能；二是社会效益与部门经济利益的关系，在档案信息利用过程中，首先要考虑的是社会效益，其次才是部门的经济利益，不能不顾社会效益一味追求部门的经济利益；三是保密与开放的关系。档案中有许多国家机密是不能公开的，必须以国家的利益为重，不能牺牲国家的政治利益，威胁国家的政治安全，惟有与时惧进，正确处理这三个关系，才能不断在发展中创新，在创新中发展。
- 【发布时间】2017/8/5 12:16:30
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